10. Nhập số dư ban đầu
Dùng để nhập số dư ban đầu của tất cả các tài khoản của doanh nghiệp.
Nhập số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản vào file excel theo mẫu của phần mềm.
Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ của Khách hàng hoặc Nhà cung cấp: Khi nhập SDĐK có bao nhiêu KH/NCC có bấy nhiêu dòng chi tiết. Lưu ý: nhập thêm mã khách hàng hoặc mã nhà cung cấp ở cột addresscode.
Hướng dẫn nhập SDĐK của hàng tồn kho: 152, 153, 155, 156, ....: Khi nhập SDĐK có bao nhiêu Hàng tồn kho có bấy nhiêu dòng. Lưu ý: nhập mã kho và mã hàng extreference0 và extreference1
Hướng dẫn nhập SDĐK của CCDC đang phân bổ sử dụng 242 hoặc Chi phí trả trước 242 đang phân bổ: khi nhập SDĐK phải 2 dòng: dòng 1 thể hiện số tiền ban đầu trước khi phân bổ, dòng 2 thể hiện số tiền lũy kế đã phân bổ và cột extnumber1 của dòng 1 thể hiện số tiền còn lại sẽ phân bổ từ kỳ hiện tại.
Sau đó import lại phần mềm theo thứ tự sau:
Bước 1: Tải dữ liệu cần tải vào phần mềm
Bước 2: Xem trước dữ liệu, nếu chưa đúng, điều chỉnh lại trên file của mình, rồi làm lại bước 1 và 2, nếu đúng hết qua bước tiếp theo.
Bước 3: Tải lên. Phần mềm sẽ cập nhật bảng mới vào dữ liệu.
Bước 4: Nếu chưa đúng, làm lại số liệu cho chính sác rồi tải lên lại theo các bước như trên.
Lưu ý: Tất cả các cột trong file báo cáo Excel người dùng không được đặt lại tên, không được xóa cột, người dùng có thể tham khảo mẫu nhập liệu bên dưới.
Người dùng có thể tham khảo cách nhập liệu dưới đây:
Cách hướng dẫn nhập liệu theo các mục trong file excel mẫu:
| Trường | Tiếng việt | Ý nghĩa |
|---|---|---|
posting | Kiểu hạch toán: Lưu, Lưu và khóa hoặc Treo | B(Book): Lưu bút toán lại; F(Finalize): Lưu và khóa bút toán lại; Hold(H): Treo vào sổ tạm (fox.lattransaction) |
ledger | Sổ cái | Có các sổ sau: - a: sổ chính (fox.laatransaction) - b: sổ ngân sách (fox.labtransaction) - c: sổ mua hàng (fox.lactransaction) - e: sổ bán hàng (fox.laetransaction) - t: sổ treo (fox.lattransaction) |
journalno | Số bút toán | |
journalline | Dòng bên trong bút toán | |
journaltype | Loại nghiệp vụ | |
journalsource | Người lập | |
transactionref | Mã giao dịch | |
period | Kỳ giao dịch | |
transactiondate | Ngày giao dịch | |
duedate | Ngày đáo hạn | |
description | Diễn giải | |
accountcode | Mã tài khoản | |
contraaccount | Tài khoản đối ứng | |
assetcode | Mã tài sản cố định | |
assetsubcode | Loại tài sản | |
assetindicator | Tính chất của tài sản | |
bankcode | Mã tài khoản ngân hàng | |
currencycode | Mã đơn vị tiền tệ | |
currencyrate | Tỷ giá ngoại tệ | Tỷ giá giữa otheramt và amount |
operator | Toán hạng của tỷ giá | Nhân (*) hoặc chia (/) |
otheramt | Số tiền giao dịch (đồng ngoại tệ) | Số tiền ghi trên biên nhận. Ví dụ: Đi công tác ở Nhật Bản trả tiền khách sạn bằng đồng JPY. Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có |
amount | Số tiền giao dịch (đồng nội tệ) | Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
d_c | Nợ có | |
reportrate | Tỷ giá ngoại tệ báo cáo | Tỷ giá giữa reportamt và amount |
reportoperator | Toán hạng của tỷ giá | Nhân (*) hoặc chia (/) |
reportamt | Số tiền báo cáo (Thường tiền ngoại tệ) | Ví dụ: Công ty mẹ ở Mỹ đầu tư vào Việt Nam, giao dịch phát sinh bằng tiền VND cần báo cáo về Mỹ bằng USD. Được khai báo trong Thiết đặt sổ cái. Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
memoamt | Tiền nhắc nhớ | Ví dụ: Tiền thanh toán khách sạn trên biên nhận là 200.000đ, nhưng tiêu chuẩn nhân viên 120.000đ. Số tiền nhắc nhớ 200.000đ, số tiền hạch toán sổ sách (amount) là 120.000đ. Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
allocation | Bút toán đã được đối trừ với bút toán khác. | A: đối trừ phải thu với thu tiền và đối trừ phải trả với chi tiền. R: đối trừ đảo ngược bút toán |
allocationref | Số định danh duy nhất của cặp đối trừ. | |
allocationdate | Ngày phân bổ | |
allocoperatorid | Người làm bút toán đối trừ. | |
allocinprogress | Bút toán đang được đối trừ | Thường để trống khi nhập số dư ban đầu. |
holdjournalref | Số tham chiếu của bút toán đang bị treo | |
holdoperatorid | Người đang treo bút toán | |
roughflag | Không dùng | |
inuseflag | Được dùng bởi hệ thống, người dùng không tương tác. | |
addresscode | Mã đối tượng | Mã khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, người liên hệ. |
anal_t0 | Mã phân tích (T0) | Đang dùng cho Chi phí trả trước. |
anal_t1 | Mã phân tích (T1) | Đang dùng cho mã nhân viên. |
anal_t2 | Mã phân tích (T2) | Đang dùng cho mã bộ phận |
anal_t3 | Mã phân tích (T3) | Đang dùng cho mã chi phí |
anal_t4 | Mã phân tích (T4) | Đang dùng cho mã thành phẩm |
anal_t5 | Mã phân tích (T5) | |
anal_t6 | Mã phân tích (T6) | |
anal_t7 | Mã phân tích (T7) | |
anal_t8 | Mã phân tích (T8) | |
anal_t9 | Mã phân tích (T9) | |
postingdate | Ngày hạch toán | |
splitorigline | Dòng bút toán gốc | Khi phân tách 1 dòng bút toán thành nhiều dòng, ví dụ: khi thực hiện thao tác đối trừ công nợ cần phải chia 1 bút toán thành nhiều dòng, các dòng được chia ra thì sẽ lưu giá trị dòng gốc tại đây. |
invoiceno | Số hóa đơn | |
invoicedate | Ngày hóa đơn | |
invoiceserial | Số Serial của hóa đơn | |
taxgroup | Nhóm thuế | P0: Thuế suất 0% P5: Thuế suất 5% P8: Thuế suất 8% P10: Thuế suất 10% NOTAX: Không chịu thuế, không được khấu trừ TAXFRE: Không tính thuế, và được khấu trừ |
taxrate | Thuế suất | Nhập thuế suất, ví dụ: 10,8,5,0… Lưu ý: nếu taxrate = 0, nhớ nhập giá trị chưa thuế vào số tiền nhắc nhớ (memo amount) |
clientname | Tên Khách hàng/Nhà cung cấp trên hóa đơn | Thông tin xuất hóa đơn của Khách hàng/Nhà cung cấp |
clientaddress | Địa chỉ Khách hàng/Nhà cung cấp trên hóa đơn | Thông tin xuất hóa đơn của Khách hàng/Nhà cung cấp |
clienttaxcode | Mã số thuế Khách hàng/Nhà cung cấp | Thông tin xuất hóa đơn của Khách hàng/Nhà cung cấp |
extdate0 | Trường mở rộng kiểu ngày | Ví dụ: quản lý kho ngày hết hạn của từng mặt hàng |
extdate1 | Trường mở rộng kiểu ngày | |
extdate2 | Trường mở rộng kiểu ngày | |
extdate3 | Trường mở rộng kiểu ngày | |
extdate4 | Trường mở rộng kiểu ngày | |
extnumber0 | Trường mở rộng kiểu số | Đang dùng cho số lượng hàng hóa nhập xuất kho Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
extnumber1 | Trường mở rộng kiểu số | Đang dùng cho giá trị phân bổ còn lại của tài sản, CCDC Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
extnumber2 | Trường mở rộng kiểu số | Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
extnumber3 | Trường mở rộng kiểu số | Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
extnumber4 | Trường mở rộng kiểu số | Được lưu là số dương nếu là bút toán Nợ và số âm nếu là bút toán Có. |
extreference0 | Trường mở rộng kiểu tham chiếu | Đang dùng cho mã kho |
extreference1 | Trường mở rộng kiểu tham chiếu | Đang dùng cho mã hàng |
extreference2 | Trường mở rộng kiểu tham chiếu | |
extreference3 | Trường mở rộng kiểu tham chiếu | |
extreference4 | Trường mở rộng kiểu tham chiếu | |
extdescription0 | Trường mở rộng kiểu chữ | |
extdescription1 | Trường mở rộng kiểu chữ | |
extdescription2 | Trường mở rộng kiểu chữ | |
extdescription3 | Trường mở rộng kiểu chữ | |
extdescription4 | Trường mở rộng kiểu chữ | |
entrydate | Ngày lưu bút toán vào hệ thống |
