Lập nghiệp vụ
Trích từ https://businessjargons.com/
In the accounting world, Journal refers to a book wherein transactions are logged for the very first time, and that is why it is also called as “Book of Original Entry“.
In this book, all the regular business transactions are entered sequentially, i.e. as an when they arise. After that, the transactions are posted to the Ledger, in the concerned accounts. When the transactions are recorded in the journal, they are called as Journal Entries.
As per Double Entry System of Book Keeping, every transaction affects two sides, i.e. debit and credit. So, the transactions are entered in the book as per the Golden Rules of Accounting, to know which account is to be debited and which one is to be credited.
Sổ Nhật Ký Chung
Sổ Nhật Ký Chung là nơi một doanh nghiệp ghi lại tất cả các giao dịch kinh doanh hàng ngày.
Sổ nhật ký chung được lưu trong bảng dữ liệu laatransaction.
Sổ Nhật Ký Đặc Biệt
Trong trường hợp các tập đoàn lớn, sổ nhật ký được phân loại thành các sổ khác nhau gọi là sổ nhật ký đặc biệt. Các giao dịch được ghi vào những sổ nhật ký đặc biệt này dựa trên bản chất của chúng. Những cuốn sổ này còn được gọi là sổ phụ. Gói know-how Dedicated Server cung cấp các sổ nhật ký sau:
Budget Book: tương ứng với bảng dữ liệu labtransaction.
Purchase Book: tương ứng với bảng dữ liệu lactransaction.
Revenue Book: tương ứng với bảng dữ liệu leebtransaction.
Hold Book: tương ứng với bảng dữ liệu lattransaction.
Loại Nghiệp Vụ
Để quản lý hệ thống ghi sổ tốt hơn, các nghiệp vụ có thể được phân loại thành các loại khác nhau. Ví dụ, chúng ta có thể định nghĩa một loại nghiệp vụ để ghi lại các giao dịch liên quan đến chi phí quản trị và một loại khác để ghi lại chi phí bán hàng và tiếp thị.
Hãy đi vào Ledger Accounting > Journal Setup > Journal Type và định nghĩa một một loại nghiệp vụ đơn giản nhất, gọi là General như sau:
Bấy giờ, hãy đi vào Ledger Accounting > Journal Entry bạn sẽ thấy nghiệp vụ này:
Chọn nghiệp vụ này và nhấn biểu tượng Run để chạy. Bạn sẽ thấy màn hình nhập liệu giao dịch như sau:
Theo nguyên tắc kế toán sổ kép, mỗi giao dịch sẽ được hạch toán vào 2 tài khoản: một nợ và một có. Do đó mỗi giao dịch sẽ được ghi thành 2 dòng trong sổ cái, mỗi dòng tương ứng với một tài khoản. Cả hai dòng sẽ có cùng một số bút toán journalno, và cùng loại nghiệp vụ journatype.
Nhấn biểu tượng dấu + để thêm vào dòng bút toán thứ hai:
Nhấn biểu tượng Save để lưu giao dịch vào Sổ Cái. Sau khi lưu bạn có thể đi vào menu Kế Toán Sổ Cái > Truy Vấn > Nghiệp Vụ xem lại bút toán này.
Tùy Chỉnh Các Loại Nghiệp Vụ Khác Nhau
Hãy tạo một loại nghiệp vụ để theo dõi các giao dịch thu tiền của các khách hàng trả bằng tiền mặt cho các mặt hàng họ đã mua.
Sẽ rất hữu ích nếu có một báo cáo về nhân viên thu tiền cũng như tổng số tiền mặt thu được bởi tất cả nhân viên cộng lại.
Một cách tự nhiên, mỗi giao dịch thu cần phải được xác định với tên của nhân viên đã thu số tiền đó.
Chúng ta sẽ sử dụng danh mục phân tích T cho các phân loại này
Bạn có thể tạo tới 10 loại mã phân tích khác nhau vào mỗi bút toán nhật ký. Các mã phân tích này là các cột được đặt tên từ t0 đến t9 trong bảng fox.laatransaction. Mỗi mã có thể thuộc về một trong 10 danh mục phân tích khác nhau, được gắn nhãn từ T0 đến T9.
Hãy sử dụng T3 để định nghĩa nhân viên. Để thực hiện điều này, hãy vào menu Cài đặt chung > Phân tích > Định nghĩa. Khi đã vào đó, thêm các thông tin sau:
Tiếp theo, đi tới Cài đặt chung > Phân tích > Mã Phân Tích để thêm nhân viên đầu tiên như sau:
Bạn có thể thêm bao nhiêu nhân viên tùy thích.
Bây giờ, đi tới Kế toán Sổ cái > Lập Nghiệp Vụ > Loại Nghiệp Vụ và nhấp vào biểu tượng + để tạo ra các nghiệp vụ như dưới đây:
Nếu bạn đánh dấu ô Nhân Viên, nó sẽ xuất hiện trong mẫu Lập Bút Toán. Điều này đúng với tất cả các loại mã phân tích T.
Hãy kiểm tra nó.
Đi tới Kế Toán Sổ Cái > Lập Bút Toán và chọn nghiệp vụ này. Để kích hoạt nó, nhấp vào biểu tượng Run.
Bạn sẽ thấy mã phân tích Nhân Viên trên mẫu bút toán nhật ký như thế này:
Bây giờ nếu bạn quay lại Loại Nghiệp Vụ và bỏ chọn ô Nhân Viên, sau đó chạy lại sổ nhật ký này, mã nhân viên sẽ không còn hiển thị trên mẫu nhập liệu nữa.
Nói cách khác, bạn có thể tùy chỉnh các mẫu Lập Bút Toán với các đầu vào khác nhau cần thiết cho các loại giao dịch khác nhau.
Ví dụ: bạn có thể thiết lập mã phân tích Nhân Viên cho các giao dịch thu tiền mặt và mã phân tích Nhà Cung Cấp cho việc mua hàng hóa. Bạn cũng có thể thiết lập nhiều mã phân tích trong cùng một loại giao dịch như mã Nhân Viên và mã Khách Hàng cho việc đặt chỗ bán hàng.
Các tùy chọn khác bao gồm:
Nhập Ngày Đáo Hạn: hêm ngày đáo hạn (hóa đơn) vào mẫu nhập liệu.
Nhập Chuyển Đổi: Thêm hỗ trợ đa tiền tệ vào mẫu nhập liệu.
Nhập Tài Sản: Thêm thông tin tài sản vào mẫu nhập liệu.
Nhập Thuế Khách Hàng: Thêm thông tin thuế khách hàng vào mẫu nhập liệu.
Khách Hàng Nhà Cung Cấp: Thêm mã khách hàng, nhà cung cấp vào mẫu nhập liệu.
Ngăn Nhập Khẩu: Chỉ nhập thủ công. Không cho phép chức năng nhập khẩu.
Ngăn Nhập Liệu: Không cho phép nhập thủ công cũng như nhập khẩu.
Việc có các trường tùy chỉnh trên mẫu lập bút toán rất hữu ích nhưng không phải lúc nào cũng lý tưởng. Người dùng vẫn phải tự tay nhập mã tài khoản và những thứ khác thường giống nhau đối với loại giao dịch cụ thể này. Điều này có thể dẫn đến sai sót. Liệu chúng ta có thể điền trước một số trường với giá trị đã định không?
Có, trong phần tiếp theo chúng ta sẽ học cách sử dụng cài đặt trước của sổ nhật ký để thực hiện điều này.
Last updated
