📨Nhu Liệu

Nhu liệu được dùng để tập hợp dữ liệu thô từ nhiều nguồn khác nhau cho việc tạo các báo cáo tài chính và quản trị.

Tạo Nhu Liệu

Ví dụ, bạn có thể tạo một bộ nhu liệu bao gồm tất cả các giao dịch lấy từ trong Sổ Cái.

Để làm điều này, chúng ta cần lấy tất cả các dữ liệu tử bảng laatransaction. Hãy đi vào Lập Báo Cáo > Nhu Liệu và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một bộ nhu liệu mới.

Hãy đặt tên cho bộ nhu liệu này là VAS_GL, chọn nguồn dữ liệu là default, sau đó nhấn vào nút Thêm Bảng và chọn bảng dữ liệu laatransaction.

Luôn luôn đặt tên bộ nhu liệu của bạn với một tiếp đầu ngữ riêng để tránh đụng độ khi bạn muốn kế thừa từ các gói know-how của người khác.

Để ý bên tay phải là tất cả các cột của bảng dữ liệu laatransaction.

Nhắc nhớ: Giá trị của các mã phân tích thuộc danh mục phân tích từ T0 đến T9 khi được nhập sẽ lưu vào các cột t0 - t9 trong bảng laatransaction:

Danh mục phân tích T0 -> lưu vào cột t0
Danh mục phân tích T1 -> lưu vào cột t1
Danh mục phân tích T2 -> lưu vào cột t2
Danh mục phân tích T3 -> lưu vào cột t3
Danh mục phân tích T4 -> lưu vào cột t4
Danh mục phân tích T5 -> lưu vào cột t5
Danh mục phân tích T6 -> lưu vào cột t6
Danh mục phân tích T7 -> lưu vào cột t7
Danh mục phân tích T8 -> lưu vào cột t8
Danh mục phân tích T9 -> lưu vào cột t9

Lưu lại và nhấn biểu tượng Chạy để chạy nhu liệu này. Bạn sẽ thấy kết quả là tất cả các dòng bút toán trong Sổ Cái mà bạn đã nhập.

Bạn có thể dễ dàng tải bất kỳ nhu liệu nào vê máy tính của bạn bằng cách nhấn vào biểu tượng Excel.

Tượng tự vậy, hãy tạo một bảng nhu liệu bao gồm tất cả các tài khoản kế toán.

Hãy đi vào Lập Báo Cáo > Nhu Liệu và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một bộ nhu liệu mới. Hãy đặt tên cho bộ nhu liệu này là VAS_COA, chọn nguồn dữ liệu là default, sau đó nhấn vào nút Thêm Bảng và chọn bảng dữ liệu lachartaccount.

Ứng Dụng Nhu Liệu

Nhu liệu được sử dụng trong các báo cáo tổng hợp, nơi chúng được sàng lọc và trích xuất để lấy ra chính xác các thông tin cần thiết cho công việc.

Ví dụ các thông tin làm sổ Nhật Ký Chung

Bạn có thể lấy các thông tin này từ bộ nhu liệu VAS_GL theo các bước sau:

Bước 1: Chọn menu Lập Báo Cáo > Tổng Hợp và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một báo cáo mới tên là VAS_GL. Chọn nguồn nhu liệu là VAS_GL chúng ta vừa tạo ở trên, và nhấn biểu tượng Lưu để lưu lại.

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Sửa và kéo các cột cần thiết từ bên trái và lưới kết xuất bên tay phải, phía bên dưới như sau:

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Chạy để chạy báo cáo. Bạn sẽ có kết quả chỉ bao gồm các thông tin bạn đã chọn, trông giống như sau:

Bí Danh

Bạn cũng có thể đặt bí danh (tên riêng) cho các cột của bộ nhu liệu và dùng bí danh này khi tạo báo cáo để tránh nhầm lẫn.

Quan Trọng: bí danh phải là các ký tự không dấu, viết liền không có khoảng trắng. Khuyến nghị: dùng ký tự gạch nối để đặt bí danh như là: ten_bo_phan hay ten_nhan_vien.

Ví dụ nếu bạn dùng danh mục phân tích T1 cho nhân viên, thì bạn có thể đặt bí danh cho cột t1 là ma_nhan_vien.

Bộ Lọc Giản Đơn

Ví dụ bạn dùng danh mục phân tích T1 cho danh sách nhân viên và danh mục phân tích T2 cho danh sách các phòng ban.

Nhớ lại là cả hai mã phân tích nhân viên, hay là danh sách nhân viên, và mã phân tích phòng ban đều nằm trong cùng một bảng dữ liệu là csanalysiscode. Do đó bộ nhu liệu tạo từ bảng csanalysiscode sẽ chứa cả hai danh sách.

Để lấy danh sách chỉ bao gồm tất cả các nhân viên bạn có thể tạo bộ nhu liệu VAS_T1 từ bảng csanalysiscode bằng cách lọc lấy chỉ các bản ghi có giá trị của cột danh mục (category) là T1.

Tương tự vậy, bạn có thể tạo bộ nhu liệu VAS_T2 bao gồm tất cả các phòng ban từ bảng csanalysiscode bằng cách lọc lấy chỉ các bản ghi có giá trị của cột danh mục (category) là T2.

Kết Nối Các Nhu Liệu

Quá trình liên kết các bộ nhu liệu được gọi là nối (joining). Kết quả của việc kết nối hai nhu liệu là một bộ nhu liệu mới.

KNOWINS cung cấp nhiều loại nối như nối trong (inner join), nối trái (left join), nối phải (right join):

Nối Trong

Nối trong loại bỏ các hàng không khớp với bất cứ một hàng nào của bộ nhu liệu kia.

Giả sử, bạn có hai bộ nhu liệu: A và B. Bộ nhu liệu A có bốn hàng: (1,2,3,4) và bộ nhu liệu B có bốn hàng: (3,4,5,6).

Khi bộ nhu liệu A nối với bộ nhu liệu B bằng cách sử dụng nối trong, bạn có kết quả (3,4) là phần giao của bộ nhu liệu A và bộ nhu liệu B.

Đối với mỗi hàng trong bộ nhu liệu A, nối trong sẽ tìm các hàng khớp trong bộ nhu liệu B. Nếu một hàng được khớp, nó sẽ được chèn vào trong kết quả cuối cùng.

Chúng ta sẽ sử dụng các bộ nhu liệu nhân viên và phòng ban đã tạo bên trên để minh họa cách nối trong hoạt động.

Để ý là cột ma_bo_phan, là bí danh của cột code trong bộ nhu liệu phòng ban và cũng là bí danh của cột subcode trong bộ nhu liệu nhân viên , là các cột khóa phù hợp kết nối hai bộ nhu liệu này với nhau.

Đi đến menu Lập Báo cáo > Nhu Liệu, chọn VAS_T1 và nhấp vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu + trong cột Nối kế bên bảng analysiscode.

Bước 2: Bạn sẽ thấy bộ nhu liệu VAS_T2, mà chúng ta đã tạo trong phần trước, được hiển thị trên lưới bên phải cùng với các bộ nhu liệu khác. Nhấp chuột để chọn nó.

Bước 3: Chọn cột subcode bên bộ nhu liệu VAS_T1 và cột code bên bộ nhu liệu VAS_T2 để làm cột kết nối hai bộ nhu liệu. Nhấn OK, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới đây. Hãy tưởng tượng bộ nhu liệu VAS_T1 mới như một bảng dữ liệu với gồm các dòng dữ liệu có tất cả các thông tin của từng phòng ban và nhân viên của nó.

Nhấn biểu tượng Lưu để ghi lại các thay đổi.

Lưu ý: Luôn luôn kiểm tra sô lượng các hàng dữ liệu trong kết quả vì chúng có thể khác với mong muốn của bạn khi nối nhu liệu.

Ví dụ công ty bạn có 5 phòng ban và 100 nhân viên và bạn nối hai bộ nhu liệu này lại sử dụng cột mã phòng ban để lấy ra danh sách liệt kê tất cả các phòng ban và các nhân viên của nó. Bạn kỳ vọng sẽ có đầy đủ tất cả 5 phòng ban trong bộ nhu liệu kết quả.

Tuy nhiên, nếu trong bộ nhu liệu nhân viên, không có nhân viên nào được xếp vào phòng ban thứ 5, thì bảng kết quả sẽ chỉ liệt kê 4 phòng ban và nhân viên của các phòng ban đó. Không có phòng ban thứ 5 trong bộ nhu liệu kết quả.

Tương tự vậy, nếu vì lý do nào đó, bạn quên gán thông tin phòng ban cho một nhân viên nào đó, thì nhân viên đó cũng không xuất hiện trong bộ nhu liệu kết quả.

Nối Trái

Trong khi nối trong trả về các hàng nếu có ít nhất một hàng trong cả hai bộ nhu liệu khớp với điều kiện nối, nối trái, tuy nhiên, trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên trái cho dù có hàng khớp trong bộ nhu liệu bên phải hay không.

Giả sử bạn có hai bộ nhu liệu A và B. Bộ nhu liệu A có bốn hàng 1, 2, 3 và 4. Bộ nhu liệu B cũng có bốn hàng 3, 4, 5, 6.

Khi bạn nối bộ nhu liệu A với bộ nhu liệu B, tất cả các hàng trong bộ nhu liệu A (bộ nhu liệu bên trái) được bao gồm trong bộ kết quả dù có hàng khớp trong bộ nhu liệu B hay không.

Bạn có thể mường tượng cách thức nối nhu liệu hoạt động tương tự như hàm VLOOKUP của Excel. Đầu tiên bạn cần tìm trong mỗi bộ nhu liệu một cột có cùng giá trị ở cả hai bộ nhu liệu. Sau đó bạn sử dụng các cột đó để nối hai bộ nhu liệu. Khi chạy, KNOWINS sẽ lấy tất cả các dòng của bộ nhu liệu bên trái. Sau đó, trên từng dòng "VLOOKUP" dòng dữ liệu tương ứng trong bộ nhu liệu bên phải và nối thêm các cột chứa tất cả thông tin của dòng đó.

Quan trọng: Khác với VLOOKUP, nếu nối trái tìm thấy hai hay nhiều hơn các dòng dữ liệu tương ứng khớp với giá trị LOOKUP, nó sẽ nhân số dòng dữ liệu trong bộ nhu liệu bên trái lên tương ứng khi chèn vào trong kết quả.

Trong ví dụ bên dưới chúng ta sẽ dùng cột accountcode (mã tài khoản) làm cột kết nối hai bộ nhu liệu.

Bây giờ, nếu bạn quay lại và nhìn vào các cột của bộ nhu liệu VAS_GL, bạn sẽ thấy nó chỉ chứa các số tài khoản nhưng không có tên tài khoản. Trong khi đó, một số báo cáo như Bảng Cân Đối Số Phát Sinh sẽ cần cả hai thông tin này. Thông tin này có trong bộ nhu liệu VAS_COA.

Bạn có thể làm phong phú hơn bộ nhu liệu VAS_GL bằng cách nối thêm các cột của bộ nhu liệu VAS_COA. Tuy nhiên, lưu ý là ngay cả trong trường hợp mã tài khoản trong nhu liệu VAS_GL không được tìm thấy trong nhu liệu VAS_COA, vì bạn quên khai báo mã tài khoản này chẳng hạn, bạn vẫn muốn giữ tất cả các dòng bút toán của bộ nhu liệu VAS_GL trong kết quả. Đó là lúc bạn cần dùng nối trái (LEFT JOIN).

Đi đến menu Lập Báo cáo > Nhu Liệu, chọn VAS_GL và nhấp vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa.

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu + trong cột Nối kế bên bảng laatransaction.

Bước 2: Bạn sẽ thấy bộ nhu liệu VAS_COA, mà chúng ta đã tạo trong phần trước, được hiển thị trên lưới bên phải cùng với các bộ nhu liệu khác. Nhấp chuột để chọn nó.

Lưu ý: Mỗi dòng bút toán trong sổ nhật ký chung (bộ nhu liệu VAS_GL) được hạch toán vào một và chỉ duy nhất một mã tài khoản. Trong khi đó, ứng với mỗi mã tài khoản trong bảng danh mục tài khoản (bộ nhu liệu VAS_COA) có thể tìm thấy nhiều, hoặc không có, dòng bút toán tương ứng trong sổ nhật ký chung.

Ta nói, mối quan hệ giữa bảng danh mục tài khoản và bảng sổ nhật ký chung và là quan hệ một-nhiều.

Quan hệ một-nhiều có thể làm tăng số lượng các hàng dữ liệu trong kết quả khác với mong muốn của bạn. Ví dụ, nếu vì lý do nào đó, một mã tài khoản được khai báo 2 lần trong bảng danh mục tài khoản, thì tất cả các dòng bút toán liên quan đến tài khoản đó sẽ bị nhân đôi trong bộ nhu liệu kết quả.

Nếu bạn không muốn số lượng hàng dữ liệu trong kết quả cuối cùng bị tăng lên, hãy đảm bảo rằng giá trị của cột dùng để nối hai bộ nhu liệu là duy nhất trong bộ nhu liệu bên phải.

Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới đây. Hãy tưởng tượng bộ nhu liệu VAS_GL mới như một bảng dữ liệu với tất cả dòng bút toán trong sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, mỗi dòng bút toán này giờ sẽ được mở rộng thêm có các cột mới với các thông tin chi tiết của tài khoản hạch toán, như tên tài khoản, loại tài khoản, mã phân tích từ a0 đến a9... được "VLOOKUP" từ với giá trị của các mã tài khoản tương ứng trong bộ nhu liệu VAS_COA.

Để kiểm tra kết quả, hãy quay trở lại menu Lập Báo Cáo > Tổng Hợp, chọn VAS_GL và nhấn vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa nó.

Trong các cột dữ liệu bên tay trái, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một bộ nhu liệu VAS_COA. Nhắp vào biểu tiểu dấu + bên cạnh nó để xem chi tiết và kéo cột accountname vào lưới kết xuất bên tay phải.

Lưu lại và nhấn vào biểu tượng Chạy để chạy báo cáo. Dữ liệu của bạn nay đã có thêm thông tin về tên tài khoản.

Do trường accountcode (mã tài khoản) đã bị bắt buộc phải là duy nhất bảng dữ liệu lachartaccount của bộ nhu liệu VAS_COA, nên bạn có thể an tâm rằng, số lượng bút toán trong bộ nhu liệu kết quả sẽ không bị nhân lên.

Nối Phải

Trong khi nối trái trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên trái cho dù có hàng khớp với chúng trong bộ nhu liệu bên phải hay không, nối phải, ngược lại, trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên phải cho dù có hàng khớp với chúng trong bộ nhu liệu bên trái hay không.

PreviousTác Nghiệp & Báo Cáo NextTổng Hợp

Last updated 1 year ago