Nhu Liệu
Last updated
Last updated
Nhu liệu được dùng để tập hợp dữ liệu thô từ nhiều nguồn khác nhau cho việc tạo các báo cáo tài chính và quản trị.
Ví dụ, bạn có thể tạo một bộ nhu liệu bao gồm tất cả các giao dịch lấy từ trong Sổ Cái.
Để làm điều này, chúng ta cần lấy tất cả các dữ liệu tử bảng laatransaction. Hãy đi vào Lập Báo Cáo > Nhu Liệu và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một bộ nhu liệu mới.
Hãy đặt tên cho bộ nhu liệu này là VAS_GL, chọn nguồn dữ liệu là default, sau đó nhấn vào nút Thêm Bảng và chọn bảng dữ liệu laatransaction.
Để ý bên tay phải là tất cả các cột của bảng dữ liệu laatransaction.
Lưu lại và nhấn biểu tượng Chạy để chạy nhu liệu này. Bạn sẽ thấy kết quả là tất cả các dòng bút toán trong Sổ Cái mà bạn đã nhập.
Bạn có thể dễ dàng tải bất kỳ nhu liệu nào vê máy tính của bạn bằng cách nhấn vào biểu tượng Excel.
Tượng tự vậy, hãy tạo một bảng nhu liệu bao gồm tất cả các tài khoản kế toán.
Hãy đi vào Lập Báo Cáo > Nhu Liệu và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một bộ nhu liệu mới. Hãy đặt tên cho bộ nhu liệu này là VAS_COA, chọn nguồn dữ liệu là default, sau đó nhấn vào nút Thêm Bảng và chọn bảng dữ liệu lachartaccount.
Nhu liệu được sử dụng trong các báo cáo tổng hợp, nơi chúng được sàng lọc và trích xuất để lấy ra chính xác các thông tin cần thiết cho công việc.
Ví dụ các thông tin làm sổ Nhật Ký Chung
Bạn có thể lấy các thông tin này từ bộ nhu liệu VAS_GL theo các bước sau:
Bước 1: Chọn menu Lập Báo Cáo > Tổng Hợp và nhấn vào biểu tượng dấu + để tạo một báo cáo mới tên là VAS_GL. Chọn nguồn nhu liệu là VAS_GL chúng ta vừa tạo ở trên, và nhấn biểu tượng Lưu để lưu lại.
Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Sửa và kéo các cột cần thiết từ bên trái và lưới kết xuất bên tay phải, phía bên dưới như sau:
Bước 3: Nhấn vào biểu tượng Chạy để chạy báo cáo. Bạn sẽ có kết quả chỉ bao gồm các thông tin bạn đã chọn, trông giống như sau:
Bạn cũng có thể đặt bí danh (tên riêng) cho các cột của bộ nhu liệu và dùng bí danh này khi tạo báo cáo để tránh nhầm lẫn.
Ví dụ nếu bạn dùng danh mục phân tích T1 cho nhân viên, thì bạn có thể đặt bí danh cho cột t1 là ma_nhan_vien.
Ví dụ bạn dùng danh mục phân tích T1 cho danh sách nhân viên và danh mục phân tích T2 cho danh sách các phòng ban.
Nhớ lại là cả hai mã phân tích nhân viên, hay là danh sách nhân viên, và mã phân tích phòng ban đều nằm trong cùng một bảng dữ liệu là csanalysiscode. Do đó bộ nhu liệu tạo từ bảng csanalysiscode sẽ chứa cả hai danh sách.
Để lấy danh sách chỉ bao gồm tất cả các nhân viên bạn có thể tạo bộ nhu liệu VAS_T1 từ bảng csanalysiscode bằng cách lọc lấy chỉ các bản ghi có giá trị của cột danh mục (category) là T1.
Tương tự vậy, bạn có thể tạo bộ nhu liệu VAS_T2 bao gồm tất cả các phòng ban từ bảng csanalysiscode bằng cách lọc lấy chỉ các bản ghi có giá trị của cột danh mục (category) là T2.
Quá trình liên kết các bộ nhu liệu được gọi là nối (joining). Kết quả của việc kết nối hai nhu liệu là một bộ nhu liệu mới.
KNOWINS cung cấp nhiều loại nối như nối trong (inner join), nối trái (left join), nối phải (right join):
Giả sử, bạn có hai bộ nhu liệu: A và B. Bộ nhu liệu A có bốn hàng: (1,2,3,4) và bộ nhu liệu B có bốn hàng: (3,4,5,6).
Khi bộ nhu liệu A nối với bộ nhu liệu B bằng cách sử dụng nối trong, bạn có kết quả (3,4) là phần giao của bộ nhu liệu A và bộ nhu liệu B.
Đối với mỗi hàng trong bộ nhu liệu A, nối trong sẽ tìm các hàng khớp trong bộ nhu liệu B. Nếu một hàng được khớp, nó sẽ được chèn vào trong kết quả cuối cùng.
Chúng ta sẽ sử dụng các bộ nhu liệu nhân viên và phòng ban đã tạo bên trên để minh họa cách nối trong hoạt động.
Để ý là cột ma_bo_phan, là bí danh của cột code trong bộ nhu liệu phòng ban và cũng là bí danh của cột subcode trong bộ nhu liệu nhân viên , là các cột khóa phù hợp kết nối hai bộ nhu liệu này với nhau.
Đi đến menu Lập Báo cáo > Nhu Liệu, chọn VAS_T1 và nhấp vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa.
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu + trong cột Nối kế bên bảng analysiscode.
Bước 2: Bạn sẽ thấy bộ nhu liệu VAS_T2, mà chúng ta đã tạo trong phần trước, được hiển thị trên lưới bên phải cùng với các bộ nhu liệu khác. Nhấp chuột để chọn nó.
Bước 3: Chọn cột subcode bên bộ nhu liệu VAS_T1 và cột code bên bộ nhu liệu VAS_T2 để làm cột kết nối hai bộ nhu liệu. Nhấn OK, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới đây. Hãy tưởng tượng bộ nhu liệu VAS_T1 mới như một bảng dữ liệu với gồm các dòng dữ liệu có tất cả các thông tin của từng phòng ban và nhân viên của nó.
Nhấn biểu tượng Lưu để ghi lại các thay đổi.
Trong khi nối trong trả về các hàng nếu có ít nhất một hàng trong cả hai bộ nhu liệu khớp với điều kiện nối, nối trái, tuy nhiên, trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên trái cho dù có hàng khớp trong bộ nhu liệu bên phải hay không.
Giả sử bạn có hai bộ nhu liệu A và B. Bộ nhu liệu A có bốn hàng 1, 2, 3 và 4. Bộ nhu liệu B cũng có bốn hàng 3, 4, 5, 6.
Khi bạn nối bộ nhu liệu A với bộ nhu liệu B, tất cả các hàng trong bộ nhu liệu A (bộ nhu liệu bên trái) được bao gồm trong bộ kết quả dù có hàng khớp trong bộ nhu liệu B hay không.
Bạn có thể mường tượng cách thức nối nhu liệu hoạt động tương tự như hàm VLOOKUP của Excel. Đầu tiên bạn cần tìm trong mỗi bộ nhu liệu một cột có cùng giá trị ở cả hai bộ nhu liệu. Sau đó bạn sử dụng các cột đó để nối hai bộ nhu liệu. Khi chạy, KNOWINS sẽ lấy tất cả các dòng của bộ nhu liệu bên trái. Sau đó, trên từng dòng "VLOOKUP" dòng dữ liệu tương ứng trong bộ nhu liệu bên phải và nối thêm các cột chứa tất cả thông tin của dòng đó.
Trong ví dụ bên dưới chúng ta sẽ dùng cột accountcode (mã tài khoản) làm cột kết nối hai bộ nhu liệu.
Bây giờ, nếu bạn quay lại và nhìn vào các cột của bộ nhu liệu VAS_GL, bạn sẽ thấy nó chỉ chứa các số tài khoản nhưng không có tên tài khoản. Trong khi đó, một số báo cáo như Bảng Cân Đối Số Phát Sinh sẽ cần cả hai thông tin này. Thông tin này có trong bộ nhu liệu VAS_COA.
Bạn có thể làm phong phú hơn bộ nhu liệu VAS_GL bằng cách nối thêm các cột của bộ nhu liệu VAS_COA. Tuy nhiên, lưu ý là ngay cả trong trường hợp mã tài khoản trong nhu liệu VAS_GL không được tìm thấy trong nhu liệu VAS_COA, vì bạn quên khai báo mã tài khoản này chẳng hạn, bạn vẫn muốn giữ tất cả các dòng bút toán của bộ nhu liệu VAS_GL trong kết quả. Đó là lúc bạn cần dùng nối trái (LEFT JOIN).
Đi đến menu Lập Báo cáo > Nhu Liệu, chọn VAS_GL và nhấp vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa.
Bước 1: Nhấp vào biểu tượng dấu + trong cột Nối kế bên bảng laatransaction.
Bước 2: Bạn sẽ thấy bộ nhu liệu VAS_COA, mà chúng ta đã tạo trong phần trước, được hiển thị trên lưới bên phải cùng với các bộ nhu liệu khác. Nhấp chuột để chọn nó.
Khi bạn nhấp vào OK, bạn sẽ thấy màn hình như bên dưới đây. Hãy tưởng tượng bộ nhu liệu VAS_GL mới như một bảng dữ liệu với tất cả dòng bút toán trong sổ nhật ký chung. Tuy nhiên, mỗi dòng bút toán này giờ sẽ được mở rộng thêm có các cột mới với các thông tin chi tiết của tài khoản hạch toán, như tên tài khoản, loại tài khoản, mã phân tích từ a0 đến a9... được "VLOOKUP" từ với giá trị của các mã tài khoản tương ứng trong bộ nhu liệu VAS_COA.
Để kiểm tra kết quả, hãy quay trở lại menu Lập Báo Cáo > Tổng Hợp, chọn VAS_GL và nhấn vào biểu tượng Sửa để chỉnh sửa nó.
Trong các cột dữ liệu bên tay trái, bạn sẽ thấy xuất hiện thêm một bộ nhu liệu VAS_COA. Nhắp vào biểu tiểu dấu + bên cạnh nó để xem chi tiết và kéo cột accountname vào lưới kết xuất bên tay phải.
Lưu lại và nhấn vào biểu tượng Chạy để chạy báo cáo. Dữ liệu của bạn nay đã có thêm thông tin về tên tài khoản.
Trong khi nối trái trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên trái cho dù có hàng khớp với chúng trong bộ nhu liệu bên phải hay không, nối phải, ngược lại, trả về tất cả các hàng từ bộ nhu liệu bên phải cho dù có hàng khớp với chúng trong bộ nhu liệu bên trái hay không.
