Số Dư Đầu Kỳ/Cuối Kỳ
Last updated
Last updated
Một trong các việc thường gặp trong rất nhiều các báo cáo kế toán tài chính là lấy số dư đầu kỳ và cuối kỳ. Ví dụ, số dư đầu kỳ của các tài khoản, hay số nợ đầu kỳ của một khách hàng.
Việc tính toán số dư cuối kỳ khá đơn giản. Lấy ví dụ bạn cần tính số dư cuối kỳ cho các tài khoản kế toán. Nhớ lại là số tiền được hạch toán bên nợ được ghi vào số cái là một số âm, và hạch toán bên có là một số dương. Do đó nếu lọc theo một tài khoản và cộng tổng số tiền bên nợ và bên có của tất cả các giao dịch từ ngày đầu tiên trong sổ cái cho đến ngày bạn muốn, thì tổng số chính là số dư cuối kỳ của tài khoản đó.
Hãy tạo một báo cáo VAS_ACC_BAL để làm việc này. Chúng ta sẽ sử dụng lại bộ nhu liệu VAS_GL trong các phần trước.
Để cộng tổng số tiền theo từng tài khoản, kéo vào lưới kết xuất hai cột số tài khoản (accountcode) và số tiền (amount), sau đó chọn hàm tính gộp TỔNG cho cột amount, như sau:
Lưu và chạy báo cáo. Bạn sẽ có kết quả là số dư của từng tài khoản cho đến ngày 31/12/2022, như sau:
Hãy dùng mẫu trình bày bên dưới để báo cáo các số dư tài khoản. Cho thuận viện, bạn có thể tải về tại đây:
Nhấn biểu tượng Download để tải mẫu báo cáo VAS_ACC_BAL về. Mở file mẫu báo cáo bằng Excel và thay bảng REPORT_NAME bằng mấu trình bày báo cáo Account Balance ở trên.
Đi vào menu Formulas > Name Manager, chúng ta sẽ khai báo một dải dữ liệu (named range) cho nhu liệu của báo cáo chạy trên toàn bộ hàng số 10, như sau:
Tiếp theo, đi vào bảng trình bày Account Balance và dùng thẻ dataset để trích xuất thông tin từ dải nhu liệu Report:
Ô B10: <#Report.accountcode>
Ô F10: <#Report.amount>
Tải mẫu báo cáo mới lên và nhấn biểu tượng Run để chạy báo cáo. Bạn sẽ có kết quả như sau:
Thay đổi giá trị trong cột Đến Giá Trị (Value To) của transactiondate trong lưới bộ lọc người dùng và chạy lại báo cáo, bạn sẽ có được các số dư cuối kỳ vào những ngày khác nhau.
Thường gặp hơn là trường hợp khi bạn phải trình bày số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ.
Khi bạn nhập, ví dụ 2022-07-01, vào cột Giá Trị (Value) trong lưới bộ lọc cho transactiondate, thì khi chạy báo cáo số dư cuối kỳ sẽ không còn đúng nữa. Lý do là vì nó chỉ cộng tất cả số tiền bên nợ và bên có của các giao dịch kể từ ngày 01/07/2022 cho đến 31/12/2022. Số dư của các tài khoản này vào cuối ngày 30/06/2022 hoàn toàn có thể khác không, do đó, chúng cần phải được tính toán và mang sang kỳ báo cáo hiện hành để có được số dư cuối kỳ đúng.
Cách lấy số dư đầu kỳ cũng giống như cách bạn đã lấy số dư cuối kỳ, tuy nhiên, bộ nhu liệu cho tính toán cần lấy từ ngày đầu tiên cho tới ngày cuối cùng trước kỳ báo cáo.
Hãy tạo một bộ nhu liệu nhu liệu số dư đầu kỳ, đặt tên là Opening, theo các bước sau đây:
Nhấn vào biểu tượng Dataset để copy công thức tạo bộ nhu liệu cho số dư đầu kỳ. Công thức sẽ lấy ra tất cả các kết xuất của báo cáo theo các điều kiện của bộ lọc.
Đi vào bảng <#Config> của mẫu báo cáo và dán công thức vào cột B, ví dụ B16. Đặt tên cho bộ nhu liệu này là Opening trong ô A16 bên cạnh nó.
Trong ô M12 và N12, định nghĩa hai thẻ tên FromDate và ToDate sử dụng thẻ hàm Lookup để lấy transactiondate do người dùng nhập vào như sau:
Ô N12: <#Lookup(Filters;Name;transactiondate;ValueFrom)>
Ô N13: <#Lookup(Filters;Name;transactiondate;ValueTo)>
Trong ô M14, định nghĩa hai thẻ tên LastDate sử dụng thẻ hàm DaySub trong phần trước để lấy giá trị ngày cuối cùng trước ngày báo cáo, tức là bằng ngày bắt đầu trừ đi 1, như sau:
Ô N14: <#DateSub(<#FromDate>;1;d)>
Thay giá trị filterto trong công thức của bộ nhu liệu Opening bằng thẻ hàm LastDate, như sau:
Để lấy số dư đầu kỳ, dùng thẻ hàm Lookup trên bộ nhu liệu Opening vừa tạo. Ví dụ, để lấy số dư của tài khoản 1111, sử dụng: <#Lookup(Opening;accountcode;1111;amount)>
Với bộ nhu liệu Opening, hãy quay sang bảng Account Balance, vào ô D10 và điền công thức sau:
Tải và chạy mẫu báo cáo mới, bạn sẽ có được số dư đầu kỳ của từng tài khoản.
Tuy nhiên, <#Report.amount> sẽ không còn là số dư cuối kỳ. Do bộ lọc chỉ lấy ra các giao dịch trong khoảng thời gian từ 01/07/2022 cho đến 31/12/2022, dó vậy <#Report.amount> trở thành số dư phát sinh trong kỳ. Để tính số dư cuối kỳ, bạn sẽ cộng số dư đầu kỳ với số phát sinh trong kỳ, như sau:
Ô E10: <#Report.amount>
Ô F10: = D10 + E10
Bạn có thể hoàn thiện thêm báo cáo bằng cách thêm các thông tin công ty, giá trị thời gian từ ngày, đến ngày... Kết quả cuối cùng trông giống như sau:
Để thuận tiện, bạn có thể tải mẫu báo cáo số dư tài khoản hoàn chỉnh về tại đây:
