📓Thiết đặt nghiệp vụ

Có thể dễ dàng nghĩ rằng việc có nhiều loại nghiệp vụ khác nhau sẽ làm cho việc tạo ra một hệ thống kế toán trở nên phức tạp. Tuy nhiên, thực tế chỉ có một loại: nghiệp vụ kế toán kép.

Biên nhận tiền mặt và mua hàng hóa chỉ có các quy tắc khác nhau về tài khoản mà chúng được ghi nợ hoặc ghi có vào.

Vì vậy, trong hệ thống kế toán kép, mỗi nghiệp vụ có 2 hoặc nhiều dòng. Những dòng này có thể được thiết lập với các giá trị để tạo ra các loại hạch toán khác nhau.

Để thiết lập một loại nghiệp vụ nào đó, bạn cần thực hiện hai điều:

• Thứ nhất, tạo một số các thiết đặt nghiệp vụ

• và thứ hai, liên kết những thiết đặt đó với nghiệp vụ mà bạn muốn.

Một số khái niệm và quy tắc về các thiết đặt của nghiệp vụ mà bạn nên biết:

1. Nhóm: Các dòng trong nghiệp vụ được phân vào các nhóm dựa trên số lượng dòng thiết đặt nghiệp vụ được thiết lập cho nghiệp vụ đó. Số lượng dòng thiết đặt trước này được gọi là kích thước nhóm. Ví dụ, nếu một nghiệp vụ có 2 dòng thiết đặt và người dùng nhập 6 dòng bút toán trong một giao dịch, thì nghiệp vụ đó có 3 nhóm.

2. Dòng cơ sở: Điểm khởi đầu hoặc dòng gốc trong giao dịch mà dòng hiện tại tham chiếu về để lấy thông tin nào đó.

   • Cơ sở = 0: Quay lại hai dòng trước dòng bút toán hiện tại và sử dụng nó làm tham chiếu.

   • Cơ sở = 1: Sử dụng dòng đầu tiên từ nhóm dòng bút toán trước làm tham chiếu.

   • Cơ sở = 2: Sử dụng dòng thứ hai từ nhóm dòng bút toán trước làm tham chiếu.

   • Cơ sở = 3: Sử dụng dòng thứ ba từ nhóm dòng bút toán trước làm tham chiếu.

   • Cơ sở = n: Sử dụng dòng thứ n từ nhóm dòng bút toán trước làm tham chiếu.

3. Các giá trị thiết đặt sẵn:

   . (chấm)	Lấy giá trị từ một dòng nhật ký trước dòng này và sử dụng nó trong dòng này
   T	Ngày hôm nay
   C	Kỳ kế toán hiện tại
   B	Lấy giá trị từ dòng cơ sở
   R	Lấy một giá trị từ dòng cơ sở và thực hiện ngược lại: ghi nợ thành ghi có…
   U	Lấy số tiền còn lại sau khi cân bằng bút toán
   <value>	Sử dụng giá trị này

4. Thiết đặt buộc: Nếu bạn buộc một giá trị thiết đặt trước cho các dòng nghiệp vụ, người dùng không thể thay đổi nó.

5. Lặp lại: Bỏ qua thiết đặt nhóm. Dòng thiết đặt hiện tại sẽ được sử dụng cho tất cả các dòng bút toán sau đó.

Chúng ta đã nói đủ về lý thuyết, hãy đi vào ví dụ cụ thể: nghiệp vụ thanh toán tiền mặt.

Hãy tưởng tượng một khách hàng thanh toán cho một giao dịch mua trước đó bằng cách trả tiền mặt. Chúng ta cần tạo một nghiệp vụ PT (Phiếu Thu) với mã tài khoản phải thu là 131100 và mã tài khoản tiền mặt là 111110. Thực hiện theo các bước sau:

1. Tạo dòng thiết đặt #1 cho nghiệp vụ để ghi nợ tài khoản 111110 Đi tới Kế Toán Sổ Cái > Lập Nghiệp Vụ > Thiết Đặt, và nhấp vào biểu tượng dấu cộng hoặc biểu tượng sao chép để thêm một dòng mới:

   
2. Tạo dòng thiết đặt #2 cho nghiệp vụ để ghi có tài khoản 131100. Đi tới Kế Toán Sổ Cái > Lập Nghiệp Vụ > Thiết Đặt, và nhấp vào biểu tượng dấu cộng hoặc biểu tượng sao chép để thêm một dòng mới:

   

   Lưu ý rằng tổng số lượng dòng thiết đặt trước cho nghiệp vụ này là 2. Do đó, kích thước nhóm là 2. Cũng lưu ý rằng, dòng đầu tiên của mục nhập này được thiết lập để ghi nợ, vì vậy dòng thứ hai sẽ là một dòng ghi có.

3. Gắn những thiết đặt này vào định nghĩa nghiệp vụ: Đi tới Kế Toán Sổ Cái > Lập Nghiệp Vụ > Loại Nghiệp Vụ, chọn nghiệp vụ bạn đã tạo trong phiên trước đó và nhấp vào biểu tượng chỉnh sửa. Chọn thiết đặt nghiệp vụ bạn muốn từ danh sách, sau đó lưu thay đổi của bạn.

   

Hãy kiểm tra nó.

Mở lại Lập Bút Toán và chạy nó. Bạn sẽ thấy rằng một số thông tin, như mã tài khoản, ghi nợ-ghi có và mô tả, đã được điền tự động.

Để thêm một dòng sổ thứ hai, nhấp vào biểu tượng +. Các giá trị thiết đặt trước cho dòng sẽ đã được điền tự động. Bạn có thể tiếp tục thêm các dòng sổ mới, và các quy tắc thiết đặt trước sẽ được lặp lại. Bạn cũng có thể chuyển sang chế độ nhập lưới để xem điều này dễ dàng hơn.

Với các thiết đặt nghiệp vụ, bạn có thể tùy chỉnh bất kỳ loại sổ nào mà bạn cần cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là một vài ví dụ:

• Thanh toán tiền mặt

• Kiểm tra khách hàng đã gửi

• Thanh toán bằng kiểm tra cho nhà cung cấp

• Rút tiền mặt từ ngân hàng

• Gửi tiền mặt vào ngân hàng

• Chuyển khoản từ ngân hàng này sang ngân hàng khác

• Chi phí lãi ngân hàng

• Thu nhập lãi nhận từ ngân hàng

• Phí dịch vụ ngân hàng

• Doanh thu bán hàng

• Hoàn trả doanh thu bán hàng

• Mua hàng

• Hoàn trả mua hàng

• Sổ cái chung